明确“重要”与“紧急”中的优先原则

许多人做事情不按照重要性顺序，他们只是愿意做让自己觉得愉快或者方便的事情。这种随意的做事方式，会让他们感觉到时而轻松惬意，时而充满压力。在手忙脚乱中，他们不禁感慨道：“时间都去哪了？”

现代管理学之父彼得·德鲁克说：“有效的管理者知道，如果要管理自己的时间，首先应该了解自己的时间实际上消耗在什么地方。”当你毫无规律、随心所欲地处理所有待办事情时，你的时间就在不经意中耗费掉了。

其实，没有什么办法比按照重要性顺序办事更能有效利用时间和提升效率了。如果你想有所成就，不妨抽个时间好好地问问自己，现在什么对你是最重要的、最紧迫的，什么又是你可以以后再完成的，然后立即采取行动，把最紧迫且最重要的事情先完成了。

伯利恒钢铁公司是美国的一家大规模的钢铁公司，有段时间，该公司的效益曾不尽如人意。

美国伯利恒钢铁公司总裁舒瓦普向效率专家艾维·利请教“更好地执行计划”的方法。效率专家艾维·利说：“有一种方法能使公司的业绩至少提高50%。”舒瓦普说：“我们公司需要的不是更多的知识，而是更多的行动。应该做什么，我们自己是清楚的。如果你能告诉我们如何更好地执行计划，我听你的，在合理的范围内，酬劳由你定。”

艾维·利递给舒瓦普一张空白纸，对他说：“在这张纸上写下你明天要做的六件最重要的事。”舒瓦普照做了，用了5分钟写完。

艾维·利又对他说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。现在请你把这张纸放进口袋。明天早晨第一件事是把纸条拿出来，做第一项。这时候不要看其他的，只看第一项，并着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样的方法对待第二项、第三项……直到你下班为止。如果你只做完了第一件事，那也不要紧，因为你做的是最重要的事。”

舒瓦普虽然有点疑惑，但还是点点头，表示愿意试一试。这时，艾维·利又说：“你每一天都要这样做。当你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你的员工也这样干。这个试验你喜欢做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”

一个月，舒瓦普给艾维·利寄去一张2.5万美元的支票，还有一封信。信上说，那是他一生中最有价值的一课。5年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂。人们普遍认为艾维·利提出的方法功不可没。

请你拿出你的待办工作表，首先，从“这件工作是不是清楚地有助于达到我一生的目标或者短期目标”这个问题，来检查某一项工作。如果是，就在前面打一个记号，然后按照你要去做的先后顺序标上数字，标明先后顺序的时候要考虑两个因素：紧急性和时间效益率。

例如，如果你现在病了，那么，你现在最重要的事就是去医院，而不是拼命地工作，否则只会让你得不偿失。再比如，你很想逛街买衣服，但是又有上司交代的任务在身，那么毫无疑问，你必须先把上司交给你的任务完成了，然后才可以腾出时间去逛街买衣服。因为任务是重要而紧急的，买衣服虽然紧急但不是最重要的。

时间效益率只是一种评估方式，使我们认识到某一项工作虽然没有另外一项工作重要，也没有紧急性，但是做好这项工作可以获得很多，所花费的时间也不多，因此有理由先把它做好。比如，你今天最重要的工作就是拟订一份报告，而需要花费几个小时的时间才能完成它。但是你还有一些可以分给别人去做的小事，那么，在你拟订这份报告之前，用几分钟的时间把这些小事分派出去，被分派的人就会有更多的时间去执行。

在你把标有记号的工作项目编了次序以后，也同样可以把不重要的事情编上先后顺序，然后就努力按照次序去做。这样，你工作的效率就会更高了。

哈佛人生箴言

哈佛大学管理学专家将我们每天要做的事情，按照轻重缓急的程度，分为以下四个层次：既重要又紧迫的事情、重要但是不紧迫的事情、紧迫但不重要的事情、不紧迫也不重要的事情。在实际的生活中，我们可以按照上面列出来的事情的四个层次来处理每天的事情，这样，我们的时间就会被充分利用起来了，我们的工作效率也提高了。