时间管理：8个小时的学问

作为上班族，你是否经常遇到这样的状况？被无关邮件或者干扰电话所拖累；经常需要应付紧急状况，如客户的投诉或者不速之客而延误了项目进度；经常面对一大堆任务而不知道该先处理哪件事情……那么说明你的时间管理水平亟待提高。

——时间管理是成功的必要条件

企业管理者都清楚，公司80%的销量是由20%的营销人员提供的，80%的利润是由20%的客户带来的。我们在日常生活中也会发现这样的现象，对我们的生活和工作影响重大的是20%的关键事情，上班族每天80%的工作是在20%的时间里完成的。

这就是我们常说的“二八定律”，或者“二八原则”。“二八定律”适用于几乎所有的行业和职业。最早由19世纪意大利的经济学家帕累托提出，因此又称“帕累托定律”。

作为研发部的主管，李菲妍一到办公室就召开部门内部会议，组织讨论方案、接待客户、撰写项目报告。还没闲下来就已经是午饭时间了，匆忙吃过外卖还没来得及小憩一会又要开始和人力资源部门的同事召开招聘研讨会，为研发部门的招聘提供需求分析和招聘要求……

李菲妍的每个工作日都是这样忙碌地度过的。

上班族可能都有这样的忙碌状况。匆忙的一天结束了，完成了很多工作，回头来看，这是充实的一天。

李菲妍的一天是紧张的也是充实的，是高效率的一天。不到一年，李菲妍因工作表现突出，已经两次加薪，并获得了董事长的器重。

让我们再来看看销售部经理章心心的一天。上午来到办公室，先和销售员津津有味地讲昨天参加演唱会的见闻；然后和闺蜜打电话聊最近哪里在打折，去哪里购物；之后去茶水间喝水，遇到行政部的安娜，又一起聊最近的优惠餐饮信息……

电话、聊天，帮其他同事看销售报表，章心心的一天也是忙碌的，但是却没有效率。不到三个月，因销售团队业务不佳，章心心不得不离开公司。

同样是上班的8个小时，看上去都很繁忙，但是结果却截然不同。李菲妍一直在走上坡路，而章心心却丢掉了工作。两人的效率差别不在于能力的高下，很大程度上取决于利用时间、管理自我工作的能力。

每天8小时，对谁都是公平的，但是懂得时间管理的员工工作效率较高，每天都会完成至少5件重要的事情。相反，不会规划自己的工作、不懂管理时间的员工，则会将自己淹没在纷繁的工作杂事中而失去条理，最终没有有效的工作产出。

在工作场所，平均每8分钟就会有一次干扰，如同事借文具、陌生的推销电话，每次干扰至少需要浪费1～3分钟。如此计算，每个工作日将浪费2个小时。这2小时将被无关干扰所吞噬，而一点点地消耗了我们的注意力和精力。

同样岗位的两个人，其在相同的时间内完成工作的成绩可以相差7倍之多。也就是说，有些人的工作效率可以是其他人的7倍。效率差异的根源就在于管理时间的能力有高下，利用时间管理工具的水平有差别。很多成功人士都认为，自己的成功离不开对时间的充分利用。

时间管理，是管理学和心理学共同感兴趣的话题。时间管理作为一项可操作、可实施的理论、技术和工具，可以帮助人们合理利用时间，提高工作效率。

作为上班族，你是否经常遇到这样的状况？被干扰电话或者无关邮件所拖累；经常需要应付紧急状况，如客户的投诉、其他部门同事的业务咨询而延误了项目进度；经常面对一大堆任务而不知道该先处理哪件事情……那么说明你的时间管理水平亟待提高。

时间管理的目的就是在有限的时间里，尽可能多地完成重要的、值得的事情。时间管理属于管理心理学的研究领域。

David Allen所倡导的“GTD五步法”可以有效提高时间管理的能力。在他的著作《Getting Things Done》（万事搞定）中有详尽的阐述。

以销售经理的工作为例，结合GTD五步法，我们可以简化时间管理的流程为如下四步：

首先，将每天需要处理的工作按照重要程度列举下来。比如，按照重要程度，一天的重要工作依次有：确认销售员的订单、督促客服部门发货；和人力资源部门确认销售员的招聘人选；汇总月度销售报表；召开销售部月度总结会议；回复大客户的咨询邮件。这5件事情是最重要的，重要的事情需要优先安排时间完成，因为它将是创造80%销量的20%的事情。

第二，规划并调动身边可用的资源，包括人力、物力、财力，保证重要的20%的事情顺利、高效地完成。安排销售员与客户、客服部、人力资源部、总经理等部门协调，保证上述5件重要工作如期完成。

第三，执行。按照工作的优先次序，调配各种资源，同时排除外部干扰，完成任务。

最后，取得效果反馈。每项工作的完成都必须是以高效率为结果。如果一件事情花了比原计划多出3倍的时间还未完成，那么需要考虑暂时搁置一段时间，等之后的工作任务完成了，再回头来处理。或者，可以将此任务转交给其他同事，因为原计划3倍的时间都没能完成，要么是最初对这项任务的难度估计不足，要么就是中间出现了新的未预料到的情况。

除了遵照以上流程，还需要了解一些时间管理的小知识。如清楚地知道最近的重要工作是什么，明白今天的工作重点是什么，哪些工作是必须完成的；尽量回避无关的干扰电话、不速之客的拜访，或者突然的约见；在处理一件重要事情的过程中，如果有人想占用或者借用时间，请委婉地拒绝；每天的时间以小时为单位划分为8个单元，每个单元进行独立的规划和管理；每天留出15分钟处理紧急与突发的事件；如果有必要，请分派工作给下属或者同事，以免影响最重要事情的进展。

同时，在掌握时间管理的理论和技术的基础上，还需要克服一些心理障碍。如改掉做事拖拉的习惯；善于抓住工作的重点，而不是花大多数精力和时间在一些不重要的细节上；懂得授权，不是必须自己处理的工作，请授权下属去做；积极思考，拒绝消极思维和消息在职场蔓延。

时间管理，作为一项技术，需要借助于工具，目前常用的是网络版的时间管理工具。当然，最简单的方法——用一支笔和一张纸，足以将每天的工作安排得井井有条。