9．避免有的事用力不够，有的事用力过猛

任某公司行政经理的一位新加坡女士，发给全体员工这样一封电子邮件：

“亲爱的全体员工，厨房冰箱里摆放的饼干被拆了封，并少了一半。请各位注意，冰箱里摆的是私人饼干。供员工下午茶时间食用的饼干摆放在茶具柜的右下侧。谢谢合作。”

老实说，这样一封邮件夹在一堆语速匆匆、公事公办的商务邮件中，备感亲切，紧张的神经可以略作休憩，似乎闻到下午茶的香气。但是然后就让人觉得不是滋味：公司里中国员工占绝大多数，有谁会闲来无事，“偷”吃那几块私人饼干呢？

其实同类的事还有很多。她还发过这样的邮件：会议室里的幻灯片投影机哪去了？冰箱里有个三明治已经腐烂了，散发着不愉悦的气味，请主人速来处理，等等。

如果这些小邮件还显得乖巧可爱，那每天早上她虎着脸站在门口监督打卡时的样子可就不敢恭维了。做业务，加班是家常便饭，整夜不归也算正常，最痛苦的是第二天早上9点还要准时跑来打卡。当然，你可以申请加班，但是要填表，交老板批，再送交新加坡女士。完成这个程序，大概至少提前一天申请。既然这么烦琐，一般人就想，还是算了吧，自认倒霉。

最有趣的是，在饼干被窃的第二天，那个“偷”饼干的贼居然自首了。自首者在回复中忏悔道：“我不知道冰箱里的饼干是私人饼干。昨天早上没吃早饭，不小心吃了一半，抱歉。”是中国公司的大老板。

不久，新加坡女士离开了公司。

那些在职场上办事效率高，深得上司赏识信任的成功人士都很清楚这样一点：工作需要分清主次，先做最重要的事情，把宝贵的时间用在最有“生产力”的地方，而不是整天纠缠在饼干和打卡上。

其实，仔细想一想就会觉得，这并不是什么了不起的秘诀，但是大部分人在实际工作中却会忽略这样一个原则。他们总是会本末倒置，先做较不重要的，却搁置了最重要的，或者根本就混在一起，不知从何做起。

在如今越来越复杂与紧凑的工作步调中，我们每天面对着大大小小、纷繁复杂的事情，如何分清主次，把时间用在最有价值的地方呢？我们可以参考以下两个判断标准：

首先，明白你必须做什么。

这句话有两层意思：一是这件事是否必须做，二是这件事是否必须由我做。在北美公司工作的人，第一件要学习的企业文化就是“时间就是效率”。一个在加拿大留学的中国学生在博客里写道：“在加拿大，从小朋友，到退休的老人，几乎人手一本小册子，我叫它schedule（日程表）。这种小册子是按年发行的，每天一本，还兼具有通信录和账本等多种用途。在中国也有很多人用这个，但更多的人还是用自己的大脑来安排工作，或是有什么要紧的事情就随手写在一张纸上而已。”在北美的大小书店里，各种各样的schedule琳琅满目地被摆放在最醒目的位置，供购买者根据自己的喜好而随意挑选。

一个人对于当天或者是目前要做的事情必须有一个主次分工：对于必须是自己去做的事情，要优先提上日程；而对于非做不可，但并非一定要自己去做的事情，可以委派别人去做，自己只负责督促即可。

其次，知道什么能带来最高的回报。

巴莱托定律告诉我们：应该用80%的时间做能带来最高回报的事情，而用20%的时间做其他事情。

所谓“最高回报”的事情，是指符合“目标要求”或自己比别人效率高的事情。最高回报的地方，也就是最有生产力的地方。这要求人们必须辩证地看待“勤奋”。虽然说“业精于勤荒于嬉”，但是对于“勤”，在不同的时代有不同的内容和要求。过去，人们将“三更灯火五更鸡”的孜孜不倦精神视为勤奋的标准，但在快节奏高效率的信息时代，勤奋则需要新的定义，社会只承认有效劳动。勤要勤在点子上（最有生产力的地方），这就是当今时代“勤”的特点。

前些年，日本大多数企业家还把下班后加班加点的人视为最好的员工，如今却不一定了。他们认为一个员工靠加班加点来完成工作，说明他很可能不具备在规定时间内完成任务的能力，工作效率低下。

再次，还要找到什么可以带给自己最大的满足感。

最高回报的事情，并非都能给自己最大的满足感，均衡，才有和谐满足。因此，无论地位如何，都要把时间分配到令人满足和快乐的事情上，这样，工作才是有趣的，而且能保持对工作的热情。

通过以上“三层过滤”，事情的轻重缓急很清楚了，然后，以事情的重要程度分出先后顺序，并坚持按这个原则去做。不久后，就会发现坚持按照这个原则去做事已不再令人厌烦，因为，此时你已把按照事件的重要程度做事当成了一种习惯。而在日常工作生活中，一旦养成了主次分明的好习惯，你会发现，自己的生活、工作节奏不再像以前那样紊乱，效率也不再像以前那样低下了。

过来人的点拨

只要能把事情按照主次分别排列出来，并按照由主要到次要的顺序做事，就可以提高时间利用率。