如何组织一次高效的会议

当你工作一段时间后，你会逐渐在公司或部门建立起自己的影响力，这时，你会面临着组织会议的挑战。组织会议比参加会议要难得多，以下几点是我在过去的会议组织中得到的一些经验，供你参考。

第一，明确列出会议的类型和目的。无论上级安排你组织会议，还是你自发地组织会议，你都需要一个非常明确的会议目的。会议目的，通常是达成某种共识。比如，汽车公司在转型新能源发展的时候，需要相关部门对电池技术方案进行讨论和选型。那么，组织会议的目的，就是让大家了解备选的技术方案，并通过利弊分析，达成一致的决定。

第二，准时开始，准时结束。很多会议都会延时，这样其实会打击参会人员的积极性。因为每个人都有很多工作，延时会让他们来不及安排其他工作。而且，延时开会的情况下，大家很容易走神。如果这一次会议实在没能达成会议目的，那么就在会议结束前的5分钟，跟大家说明情况，同时协商下一次会议的时间。

第三，要提前发送会议邀请。提前发送会议邀请，以便会议发言人早做准备，使会议效率更高。开会前，最好能和会议发言人快速确认：他需要发言多长时间？这个确认会提醒对方充分地准备内容，并且向对方展示会议组织者的专业度，让他感受到会议组织的高效，从而提升他的参与积极性。

第四，会议记录一定要在会议结束当天整理完成，并发送给相关人员，千万不要等到第二天才发出。科学研究表明，每个人晚上躺到床上准备睡觉时，当天90%的记忆就会变模糊甚至消失。一定要趁参会者对会议的记忆还比较清晰时将会议记录发送给他们，让他们再次明确会议中安排的各项任务。